Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий
Основание для начала:
На основании проведенной работы по выявлению запрашиваемых документов органы и организации, исполняющие полученные от Росархива и непосредственно из-за рубежа запросы, готовят архивные справки, архивные выписки или архивные копии.
Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").
Сведения о работе, учебе в нескольких органах, организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку, если все эти сведения содержатся в документах одного государственного, муниципального архива или органа, организации.
В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.
После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта, события.
В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены гербовой печатью (для государственных органов и органов местного самоуправления, государственных и муниципальных архивов) или печатью организации.
Архивная справка оформляется на бланке органа, организации и адресуется непосредственно заявителю.
Архивная справка подписывается руководителем органа, организации, заверяется гербовой печатью или печатью организации, проставляется номер и дата составления.
В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя органа, организации или уполномоченного должностного лица и гербовой печатью или печатью организации.
На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется гербовой печатью или печатью организации и подписью руководителя органа, организации.
Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации.
Порядок передачи результата оказания:
Отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий
Результат:
Оформление в установленном порядке архивных справок, архивных выписок и архивных копий
Административные действия:
-
На основании проведенной работы по выявлению запрашиваемых документов органы и организации готовят архивные справки, архивные выписки или архивные копии.
Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").
Сведения о работе, учебе в нескольких органах, организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку, если все эти сведения содержатся в документах одного государственного, муниципального архива или органа, организации.
В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.
После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта, события.
В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены гербовой печатью (для государственных органов и органов местного самоуправления, государственных и муниципальных архивов) или печатью организации.
Архивная справка оформляется на бланке органа, организации и адресуется непосредственно заявителю.
Архивная справка подписывается руководителем органа, организации, заверяется гербовой печатью или печатью организации, проставляется номер и дата составления.
В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя органа, организации или уполномоченного должностного лица и гербовой печатью или печатью организации.
На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется гербовой печатью или печатью организации и подписью руководителя органа, организации.
Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации.
Максимальный срок выполнения: 30 рабочих дней
Ответственное должностное лицо: органы и организации, исполняющие полученные запросы
Регистрация запросов заявителей
Основание для начала:
Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.
Порядок передачи результата оказания:
После регистрации запросы передаются в профильное структурное подразделение в течение 3 дней со дня поступления в установленном порядке
Результат:
регистрация запроса
Административные действия:
-
Поступившие в Росархив из МИД России или непосредственно из-за рубежа письменные запросы и запросы в электронной форме регистрируются в структурном подразделении Росархива, обеспечивающем прием и регистрацию поступившей корреспонденции
Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги
Максимальный срок выполнения: 1 рабочий день
Ответственное должностное лицо: должностное лицо, ответственное за делопроизводство
Подготовка ответов заявителям
Основание для начала:
На основании проведенной поисковой работы, Росархивом, иными органами и организациями осуществляется подготовка ответов заявителям. Ответ может быть подготовлен в виде:
письменного уведомления МИД России или заявителя о направлении запроса на исполнение в соответствующий орган, организацию;
письменного уведомления МИД России или заявителя о необходимости предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса;
письма с иными сведениями, направленного в МИД России или заявителю;
архивной справки, архивной выписки или архивной копии.
Порядок передачи результата оказания:
Направление ответа
Результат:
На основании проведенной поисковой работы, Росархивом, иными органами и организациями осуществляется подготовка ответов заявителям. Ответ может быть подготовлен в виде:
письменного уведомления МИД России или заявителя о направлении запроса на исполнение в соответствующий орган, организацию;
письменного уведомления МИД России или заявителя о необходимости предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса;
письма с иными сведениями, направленного в МИД России или заявителю;
архивной справки, архивной выписки или архивной копии.
При отсутствии архивных документов, необходимых для исполнения запроса, составляется ответ об отсутствии запрашиваемых сведений на бланке органа, организации. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать истребуемый документ или справку
Срок исполнения данной административной процедуры - 30 дней.
Административные действия:
Анализ тематики запросов заявителей
Основание для начала:
Основанием для начала выполнения административной процедуры является поступление должностному лицу, ответственному за предоставление государственной услуги, зарегистрированного запроса с резолюцией начальника
Порядок передачи результата оказания:
направляются запросы или их копии со своим письмом на исполнение по принадлежности:в федеральные органы государственной власти;
в федеральные государственные архивы;
в уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела;
в другие органы и организации, которые могут иметь на хранении документы, необходимые для исполнения запросов.
Результат:
Результатом выполнения административной процедуры является принятие решения о:
направлении запросов заявителей на исполнение в органы и организации по принадлежности, мотивированном отказе пользователю в случае отсутствия запрашиваемых сведений
Административные действия:
-
После передачи запроса в профильное подразделение его руководитель обеспечивает оперативное рассмотрение запросов заявителей, доведение их до исполнителей.
Специалисты профильного структурного подразделения Росархива осуществляют анализ тематики поступивших запросов с использованием имеющихся в Росархиве архивных справочников в традиционной и электронной форме, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения запросов заявителей. При этом определяется:
а. правомочность получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих государственную тайну и сведения конфиденциального характера;
б. степень полноты сведений, содержащихся в запросе заявителя, необходимых для проведения поисковой работы;
в. местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса заявителя;
г. адреса конкретных органов и организаций, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос заявителя.
Максимальный срок выполнения: 10 рабочих дней
Ответственное должностное лицо: специалисты профильного структурного подразделения
Передача запросов для организации их исполнения в профильное структурное подразделение
Основание для начала:
Основанием для начала выполнения административной процедуры является поступление запроса
Порядок передачи результата оказания:
После передачи запроса в профильное подразделение его руководитель обеспечивает оперативное рассмотрение запросов заявителей, доведение их до исполнителей
Результат:
Передача запросов
Административные действия:
Направление запросов заявителей на исполнение в органы и организации по принадлежности
Основание для начала:
На основании анализа тематики поступивших запросов Росархив направляет запросы или их копии со своим письмом на исполнение по принадлежности:
в федеральные органы государственной власти;
в федеральные государственные архивы;
в уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела;
в другие органы и организации, которые могут иметь на хранении документы, необходимые для исполнения запросов.
В случае, если запрос требует исполнения несколькими органами и организациями, Росархив направляет в соответствующие органы и организации копии запроса, анкеты, с указанием о направлении ответа в МИД России.
При необходимости федеральные органы государственной власти, федеральные государственные архивы, уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела направляют запросы на исполнение по принадлежности в органы и организации, имеющие на хранении соответствующие архивные документы.
При направлении запросов на исполнение по принадлежности Росархив, уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, при необходимости, уведомляют соответствующие органы и организации о запросах, архивные справки, архивные выписки и архивные копии по которым требуют проставления апостиля.
Срок исполнения данной административной процедуры - 15 дней.
Порядок передачи результата оказания:
Направление запросов:
в федеральные органы государственной власти;
в федеральные государственные архивы;
в уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела;
в другие органы и организации, которые могут иметь на хранении документы, необходимые для исполнения запросов.
Результат:
На основании анализа тематики поступивших запросов Росархив направляет запросы или их копии со своим письмом на исполнение по принадлежности:
в федеральные органы государственной власти;
в федеральные государственные архивы;
в уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела;
в другие органы и организации, которые могут иметь на хранении документы, необходимые для исполнения запросов.
Административные действия:
Отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий
Основание для начала:
После оформления в установленном порядке, архивные справки, архивные выписки и архивные копии, предназначенные для направления в государства - участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются Росархивом, другими органами и организациями по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей.
Порядок передачи результата оказания:
После оформления в установленном порядке, архивные справки, архивные выписки и архивные копии, предназначенные для направления в государства - участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются Росархивом, другими органами и организациями по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей.
Результат:
отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий
Административные действия:
-
После оформления в установленном порядке, архивные справки, архивные выписки и архивные копии, предназначенные для направления в государства - участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и т.п.) направляются в МИД России.
Подготовленные органами и организациями архивные справки, архивные выписки и архивные копии, требующие проставления апостиля, направляются в Росархив или в соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела вместе с образцами подписей должностных лиц, подписавших названные документы, а также образцами печатей.
После проставления апостиля, Росархив или уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела направляют архивные справки, архивные выписки и архивные копии в МИД России.
Архивные справки, архивные выписки и архивные копии при личном обращении в орган, организацию могут быть выданы заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность; для третьих лиц - доверенности, оформленной в установленном порядке и после уплаты государственной пошлины за проставление апостиля.
Максимальный срок выполнения: 30 рабочих дней
Ответственное должностное лицо: должностное лицо
Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях
Основание для начала:
На основании положений Гаагской конвенции 1961 года архивные справки, архивные выписки и архивные копии, направляемые в государства, подписавшие конвенцию, в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа - апостиля.
Порядок передачи результата оказания:
отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий
Результат:
Проставление апостиля
Административные действия:
-
Уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела проставляют апостиль на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории данного субъекта Российской Федерации (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами).
На основании положений Гаагской конвенции 1961 года архивные справки, архивные выписки и архивные копии, направляемые в государства, подписавшие конвенцию, в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа - апостиля.
Апостиль не проставляется на документах, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства - участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.
Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных органами и организациями (кроме государственных и муниципальных архивов), осуществляется после их письменного обращения.
Проставление апостиля производится путем оттиска специального штампа на свободном от текста месте документа на лицевой или оборотной его стороне или на отдельном листе. В последнем случае лист с апостилем скрепляется с документом.
Заполнение штампа апостиля производится чернилами (шариковой ручкой) от руки или машинописным способом.
Подпись и печать, проставляемые на апостиль, не требуют заверения.
В случае отказа в проставлении апостиля заявителю в течение 3 рабочих дней направляется письменное сообщение о причине отказа
Максимальный срок выполнения: 3 рабочих дня
Ответственное должностное лицо: должностное лицо