Анализ тематики запросов заявителей
Основание для начала:
После передачи запроса в профильное подразделение его руководитель
обеспечивает оперативное рассмотрение запросов заявителей, доведение их
до исполнителей.
Порядок передачи результата оказания:
Результатом предоставления государственной услуги являются:
информационные письма;
архивные справки;
архивные выписки;
архивные копии;
ответы об отсутствии запрашиваемых сведений;
уведомление МИД России о направлении соответствующих запросов на
исполнение по принадлежности в другие органы и организации.
Результат:
Специалисты профильного структурного подразделения Росархива
осуществляют анализ тематики поступивших запросов с использованием
имеющихся в Росархиве архивных справочников в традиционной и
электронной формах, содержащих сведения о местах хранения документов,
необходимых для исполнения запросов заявителей.
Отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий
Основание для начала:
После оформления в установленном порядке архивные справки, архивные
выписки и архивные копии, предназначенные для направления в государства -
участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений,
высылаются Росархивом, другими органами и организациями по почте
простыми письмами непосредственно в адреса заявителей.
Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, предназначенные
для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая
ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, вместе с запросами
(анкетами, личными заявлениями и т.п.) направляются Росархивом, другими
органами и организациями в МИД России.
Порядок передачи результата оказания:
Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты
необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах
рассмотрения.
Результат:
Архивные справки, архивные выписки и архивные копии при личном
обращении в орган, организацию могут быть выданы заявителю при
предъявлении документа, удостоверяющего личность; для третьих лиц -
доверенности, оформленной в установленном порядке, и после уплаты
государственной пошлины за проставление апостиля.
Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий
Основание для начала:
Направление запросов или их копии со своим письмом на исполнение по
принадлежности:
в федеральные органы государственной власти;
в федеральные государственные архивы;
в уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской
Федерации в области архивного дела;
в другие органы и организации, которые могут иметь на хранении
документы, необходимые для исполнения запросов.
Порядок передачи результата оказания:
Результатом предоставления государственной услуги являются:
информационные письма;
архивные справки;
архивные выписки;
архивные копии;
ответы об отсутствии запрашиваемых сведений;
уведомление МИД России о направлении соответствующих запросов на
исполнение по принадлежности в другие органы и организации.
Результат:
Ответ может быть подготовлен в виде:
письменного уведомления МИД России или заявителя о направлении
запроса на исполнение в соответствующий орган, организацию;
письменного уведомления МИД России или заявителя о необходимости
предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса;
письма с иными сведениями, направленного в МИД России или заявителю;
архивной справки, архивной выписки или архивной копии.
При отсутствии архивных документов, необходимых для исполнения
запроса, составляется ответ об отсутствии запрашиваемых сведений на
бланке органа, организации. В ответе излагается причина, по которой не
представляется возможным выдать истребуемый документ или справку.
Регистрация запросов заявителей
Основание для начала:
Поступление в Росархив из МИД России или непосредственно из-за
рубежа письменного запроса и запроса в электронной форме
Порядок передачи результата оказания:
На основании проведенной работы по выявлению запрашиваемых
документов органы и организации, исполняющие полученные от Росархива и
непосредственно из-за рубежа запросы, готовят архивные справки, архивные
выписки или архивные копии.
Результат:
На основании анализа тематики поступивших запросов Росархив
направляет запросы или их копии со своим письмом на исполнение по
принадлежности:
в федеральные органы государственной власти;
в федеральные государственные архивы;
в уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской
Федерации в области архивного дела;
в другие органы и организации, которые могут иметь на хранении
документы, необходимые для исполнения запросов.
Передача запросов для организации их исполнения в профильное структурное подразделение
Основание для начала:
Поступившие в Росархив из МИД России или непосредственно из-за
рубежа письменные запросы и запросы в электронной форме регистрируются
в структурном подразделении Росархива, обеспечивающем прием и
регистрацию поступившей корреспонденции.
Порядок передачи результата оказания:
Результатом предоставления государственной услуги являются:
информационные письма;
архивные справки;
архивные выписки;
архивные копии;
ответы об отсутствии запрашиваемых сведений;
уведомление МИД России о направлении соответствующих запросов на
исполнение по принадлежности в другие органы и организации.
Результат:
После передачи запроса в профильное подразделение его руководитель
обеспечивает оперативное рассмотрение запросов заявителей, доведение их
до исполнителей.
Специалисты профильного структурного подразделения Росархива
осуществляют анализ тематики поступивших запросов с использованием
имеющихся в Росархиве архивных справочников в традиционной и
электронной формах, содержащих сведения о местах хранения документов,
необходимых для исполнения запросов заявителей.
Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях
Основание для начала:
Росархив проставляет апостиль на архивных справках, архивных выписках
и архивных копиях, подготовленных федеральными органами государственной
власти (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми
актами) и федеральными государственными архивами.
Порядок передачи результата оказания:
После проставления апостиля Росархив или уполномоченный орган
исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного
дела направляет архивные справки, архивные выписки и архивные копии в
МИД России.
Результат:
Проставление апостиля производится путем оттиска специального штампа
на свободном от текста месте документа на лицевой или оборотной его
стороне или на отдельном листе. В последнем случае лист с апостилем
скрепляется с документом.
Заполнение штампа апостиля производится чернилами (шариковой ручкой)
от руки или машинописным способом.
Подпись и печать, проставляемые на апостиль, не требуют заверения.
Подготовка ответов заявителям
Основание для начала:
На основании проведенной поисковой работы Росархивом, иными
органами и организациями осуществляется подготовка ответов заявителям.
Порядок передачи результата оказания:
Результатом предоставления государственной услуги являются:
информационные письма;
архивные справки;
архивные выписки;
архивные копии;
ответы об отсутствии запрашиваемых сведений;
уведомление МИД России о направлении соответствующих запросов на
исполнение по принадлежности в другие органы и организации.
Результат:
Ответ может быть подготовлен в виде:
письменного уведомления МИД России или заявителя о направлении
запроса на исполнение в соответствующий орган, организацию;
письменного уведомления МИД России или заявителя о необходимости
предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса;
письма с иными сведениями, направленного в МИД России или заявителю;
архивной справки, архивной выписки или архивной копии.
При отсутствии архивных документов, необходимых для исполнения
запроса, составляется ответ об отсутствии запрашиваемых сведений на
бланке органа, организации. В ответе излагается причина, по которой не
представляется возможным выдать истребуемый документ или справку.
Направление запросов заявителей на исполнение в органы и организации по принадлежности
Основание для начала:
Специалисты профильного структурного подразделения Росархива
осуществляют анализ тематики поступивших запросов с использованием
имеющихся в Росархиве архивных справочников в традиционной и
электронной формах, содержащих сведения о местах хранения документов,
необходимых для исполнения запросов заявителей.
Порядок передачи результата оказания:
Результатом предоставления государственной услуги являются:
информационные письма;
архивные справки;
архивные выписки;
архивные копии;
ответы об отсутствии запрашиваемых сведений;
уведомление МИД России о направлении соответствующих запросов на
исполнение по принадлежности в другие органы и организации.
Результат:
На основании анализа тематики поступивших запросов Росархив
направляет запросы или их копии со своим письмом на исполнение по
принадлежности:
в федеральные органы государственной власти;
в федеральные государственные архивы;
в уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской
Федерации в области архивного дела;
в другие органы и организации, которые могут иметь на хранении
документы, необходимые для исполнения запросов.