Направление запросов заявителей в органы и организации на исполнение по принадлежности и подготовка ответов заявителям
Основание для начала:
Основанием для выполнения административной процедуры является решение, принятое должностным лицом, ответственным за предоставление государственной услуги, по результатам анализа тематики и содержания запроса.
Должностное лицо, ответственное за предоставление государственной услуги, по итогам анализа содержания и тематики поступившего в адрес Департамента запроса в течение 1 рабочего дня готовит соответствующий(ие) запрос(ы) на исполнение в органы и организации по принадлежности:
тематические запросы - с учетом тематики;
социально-правовые запросы - при наличии в органах и организациях документов, необходимых для исполнения запросов.
При наличии сведений об имеющихся в организациях области документах, необходимых для исполнения запросов, государственные архивные учреждения области и муниципальные архивы области направляют социально-правовые запросы заявителей в иные организации области.
Государственные архивные учреждения области и муниципальные архивы области, иные организации, исполняющие полученные от Департамента запросы, по итогам выявления запрашиваемых документов готовят информационные материалы (информационные письма, исторические, тематические и иные архивные справки, архивные копии, тематические перечни, тематические обзоры архивных документов, тематические подборки копий архивных документов), рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации или ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, которые направляют непосредственно в адрес заявителя.
Департамент может запрашивать у организаций, в которые запрос направлялся на исполнение по принадлежности, копии ответов о результатах рассмотрения запросов заявителей.
Срок выполнения административной процедуры 25 календарных дней со дня поступления запроса о предоставлении государственной услуги и прилагаемых документов в Департаменте.
Порядок передачи результата оказания:
Направление письменного уведомления заявителю о направлении соответствующего запроса на исполнение по принадлежности в архивные учреждения и муниципальные архивы области, иные организации для ответа в его адрес;
- информации о порядке и условиях исполнения подобных запросов, если представленных заявителем в его запросе сведений недостаточно для исполнения запроса государственными архивными учреждениями, муниципальными архивами области, ведомственными архивами организаций.
Результат:
Результатами выполнения административной процедуры являются:
- письменное уведомление заявителю о направлении соответствующего запроса на исполнение по принадлежности в архивные учреждения и муниципальные архивы области, иные организации для ответа в его адрес;
- информация о порядке и условиях исполнения подобных запросов, если представленных заявителем в его запросе сведений недостаточно для исполнения запроса государственными архивными учреждениями, муниципальными архивами области, ведомственными архивами организаций.
Административные действия:
-
направление запроса, подготовка ответов
Основанием для начала выполнения административной процедуры, является решение, принятое должностным лицом, ответственным за предоставление государственной услуги, по результатам анализа тематики и содержания запроса.
Должностное лицо, ответственное за предоставление государственной услуги, по итогам анализа содержания и тематики поступившего в адрес Департамента запроса в течение одного рабочего дня готовит соответствующий(ие) запрос(ы) на исполнение в органы и организации по принадлежности:
тематические запросы - с учетом тематики;
социально-правовые запросы - при наличии в органах и организациях документов, необходимых для исполнения запросов.
При наличии сведений об имеющихся в организациях области документах, необходимых для исполнения запросов, государственные архивные учреждения области и муниципальные архивы области направляют социально-правовые запросы заявителей в иные организации области.
Государственные архивные учреждения области и муниципальные архивы области, иные организации, исполняющие полученные от Департамента запросы, по итогам выявления запрашиваемых документов готовят информационные материалы (информационные письма, исторические, тематические и иные архивные справки, архивные копии, тематические перечни, тематические обзоры архивных документов, тематические подборки копий архивных документов), рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации или ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, которые направляют непосредственно в адрес заявителя.
Департамент может запрашивать у организаций, в которые запрос направлялся на исполнение по принадлежности, копии ответов о результатах рассмотрения запросов заявителей.
Срок выполнения административной процедуры - 12 календарных дней со дня регистрации письменного запроса заявителя в Департаменте.
Максимальный срок выполнения: 2 календарных дня
Ответственное должностное лицо: должностное лицо, ответственное за предоставление государственной услуги
Направление ответов заявителям
Основание для начала:
Основанием для начала выполнения административной процедуры, являются информационное письмо, уведомление, подготовленные должностным лицом, ответственным за предоставление государственной услуги, либо поступившие из государственных архивных учреждений области, муниципальных архивов области, иных организаций области.
В случае если запрос не может быть исполнен, должностное лицо, ответственное за предоставление государственной услуги, в течение двух рабочих дней со дня завершения анализа содержания и тематики запроса готовит в адрес заявителя информационное письмо (уведомление) с объяснением причин: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса, обращения, необходимость личного обращения заявителя в архивное учреждение, муниципальный или ведомственный архив и т.д. При этом заявителю могут быть даны рекомендации о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих архивных учреждений, муниципальных архивов области, ведомственных архивов.
Информационное письмо, уведомление с визой должностного лица, ответственного за предоставление государственной услуги, передаются на рассмотрение и подписание начальнику Департамента.
Подписанные начальником Департамента информационное письмо, уведомление передаются должностному лицу Департамента, ответственному за делопроизводство, для регистрации в установленном порядке в соответствующих автоматизированных программах и направления заявителю почтовым отправлением в течение рабочего дня, следующего за днем подписания начальником Департамента.
Срок выполнения административной процедуры составляет 15 календарных дней со дня регистрации письменного запроса заявителя в Департаменте. В случае направления информации о предоставлении (об отказе в предоставлении) государственной услуги на электронную почту заявителя соответствующий документ должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью начальника Департамента либо лица, его замещающего.
В случае предоставления государственной услуги в электронной форме посредством Регионального портала результат предоставления государственной услуги предоставляется заявителю в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью начальника Департамента посредством личного кабинета заявителя на Региональном портале
Порядок передачи результата оказания:
направление заявителю:
информационного письма Департамента;
уведомления об отсутствии запрашиваемых сведений;
уведомления о дальнейших путях поиска необходимой информации;
уведомления о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в иные органы и организации
отказ в предоставлении государственной услуги с указанием причин отказа.
Результат:
Результатом выполнения административной процедуры является направление заявителю:
информационного письма Департамента;
уведомления об отсутствии запрашиваемых сведений;
уведомления о дальнейших путях поиска необходимой информации;
уведомления о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в иные органы и организации
отказ в предоставлении государственной услуги с указанием причин отказа.
Административные действия:
-
направление ответов заявителям
Информационное письмо, уведомление с визой должностного лица, ответственного за предоставление услуги, передаются на рассмотрение и подписание начальнику Департамента.
Подписанные начальником Департамента информационное письмо, уведомление передаются должностному лицу Департамента, ответственному за делопроизводство, для регистрации в установленном порядке в соответствующих автоматизированных программах и направления заявителю почтовым отправлением в течение рабочего дня, следующего за днем подписания начальником Департамента.
Максимальный срок выполнения: 3 календарных дня
Ответственное должностное лицо: должностное лицо, ответственное за делопроизводство
Анализ содержания и тематики запросов заявителей
Основание для начала:
Основанием для начала выполнения административной процедуры является поступление должностному лицу, ответственному за предоставление государственной услуги, зарегистрированного запроса заявителя с резолюцией начальника Департамента.
Должностное лицо, ответственное за предоставление государственной услуги, в ходе рассмотрения запроса:
устанавливает правомочность получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на представление сведений, содержащих государственную тайну и сведения конфиденциального характера, после чего передает запрос специалисту Департамента, ответственному за работу с запросами;
проводит анализ содержания и тематики поступивших документов с использованием имеющихся в Департаменте архивных справочников в письменной и электронной формах, содержащих сведения о местах хранения соответствующей архивной информации, порядке и сроках ее предоставления в соответствии с действующим законодательством;
устанавливает степень полноты информации, содержащейся в запросе, необходимой для их исполнения;
определяет местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса, а также адреса конкретных органов и организаций, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос.
Срок выполнения административной процедуры 12 календарных дней со дня поступления запроса о предоставлении государственной услуги и прилагаемых документов в приемную Департамента.
Порядок передачи результата оказания:
передача запроса о предоставлении государственной услуги и прилагаемых документов в приемную Департамента
Результат:
Результатом выполнения административной процедуры является принятие решения о:
- направлении запроса на исполнение по принадлежности;
- направлении запроса об уточнении и дополнении запроса заявителя необходимыми для его исполнения сведениями в случае отсутствия в запросе заявителя достаточных данных для организации выявления запрашиваемой информации в архивах, нечетко, неправильно сформулированного запроса;
- мотивированном отказе заявителю в случае отсутствия запрашиваемых сведений с рекомендациями о дальнейших путях поиска необходимой информации;
- мотивированном отказе заявителю в получении запрашиваемых сведений при отсутствии у него права на их получение и разъяснение его дальнейших действий, предусмотренных законодательством Российской Федерации;
- подготовке рекомендаций по дальнейшему поиску архивной информации при отсутствии запрашиваемых сведений.
Комментарий:
Критерием принятия решения в рамках выполнения административной процедуры является отсутствие основания для отказа в приеме документов и отказа в предоставлении государственной услуги
Административные действия:
-
анализ
Должностное лицо, ответственное за предоставление государственной услуги, в ходе рассмотрения запроса:
осуществляет проверку запроса и прилагаемых документов на наличие основания об отказе в их приеме, наличие оснований для отказа в предоставлении государственной услуг;
устанавливает правомочность получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на представление сведений, содержащих государственную тайну и сведения конфиденциального характера;
проводит анализ содержания и тематики поступивших документов с использованием имеющихся в Департаменте архивных справочников в письменной и электронной формах, содержащих сведения о местах хранения соответствующей архивной информации, порядке и сроках ее предоставления в соответствии с действующим законодательством;
устанавливает степень полноты информации, содержащейся в запросе, необходимой для его исполнения;
определяет местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса, а также адреса конкретных органов и организаций, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос.
Максимальный срок выполнения: 10 календарных дней
Ответственное должностное лицо: должностное лицо, ответственное за предоставление государственной услуги
Прием, регистрация запросов заявителей, прилагаемых к ним документов
Основание для начала:
Основанием для начала выполнения административной процедуры является поступление в приемную Департамента запроса о предоставлении государственной услуги и прилагаемых документов.
При поступлении заявления и документов в форме электронного документа с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», Портал государственных и муниципальных услуг (функций) области должностное лицо Департамента, ответственное за делопроизводство, изымает поступившее электронное сообщение, распечатывает заявление с приложенными документами.
Должностное лицо Департамента, ответственное за делопроизводство, в течение одного рабочего дня регистрирует поступивший запрос путем проставления контрольного срока в соответствующем поле автоматизированной системы.
Должностное лицо Департамента, ответственное за делопроизводство, передает запрос начальнику Департамента.
Порядок передачи результата оказания:
Начальник Департамента в течение следующего рабочего дня со дня регистрации запроса рассматривает запрос, и наносит резолюцию с указанием должностного лица, ответственного за предоставление государственной услуги, и срока его исполнения, передает запрос должностному лицу, ответственному за делопроизводство. Должностное лицо, ответственное за делопроизводство, вносит резолюцию начальника Департамента в соответствующее поле в соответствующей автоматизированной системе, и передает запрос должностному лицу, ответственному за предоставление государственной услуги.
Результат:
Результатом выполнения административной процедуры является передача запроса с резолюцией начальника Департамента должностному лицу, ответственному за предоставление государственной услуги.
Административные действия:
-
прием запросов
- Основанием для начала выполнения административной процедуры является поступление в приемную Департамента запроса о предоставлении государственной услуги и прилагаемых документов.
В случае поступления заявления и документов, необходимых для предоставления государственной услуги, на адрес электронной почты Департамента в информационно-телекоммуникационной сети Интернет должностное лицо Департамента, ответственное за делопроизводства изымает поступившее электронное сообщение, распечатывает заявление с приложенными документами.
Максимальный срок выполнения: 1 рабочий день
Ответственное должностное лицо: должностное лицо Департамента, ответственное за делопроизводство -
прием, регистрация запросов, рассмотрение их начальником Департамента и передача на исполнение
основанием для начала выполнения административной процедуры, является поступление в приемную Департамента запроса о предоставлении государственной услуги и прилагаемых документов.
При поступлении заявления и документов в форме электронного документа с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», Портал государственных и муниципальных услуг (функций) области должностное лицо Департамента, ответственное за делопроизводство, изымает поступившее электронное сообщение, распечатывает заявление с приложенными документами.
Максимальный срок выполнения: 2 рабочих дня
Ответственное должностное лицо: должностное лицо Департамента, ответственное за делопроизводство -
регистрация запросов пользователей
Должностное лицо Департамента, ответственное за делопроизводство, в течение двух рабочих дней регистрирует поступивший запрос путем проставления контрольного срока в соответствующем поле автоматизированной системы.
Должностное лицо Департамента, ответственное за делопроизводство, не позднее следующего рабочего дня со дня регистрации запроса заявителя передает запрос начальнику Департамента.
Максимальный срок выполнения: 1 рабочий день
Ответственное должностное лицо: должностное лицо Департамента, ответственное за делопроизводство -
передача на исполнение запросов
Должностное лицо, ответственное за делопроизводство, вносит резолюцию начальника Департамента в соответствующее поле в соответствующей автоматизированной системе и не позднее следующего рабочего дня передает запрос должностному лицу, ответственному за организацию предоставления услуги.
Максимальный срок выполнения: 1 рабочий день
Ответственное должностное лицо: должностное лицо Департамента, ответственное за делопроизводство -
рассмотрение запросов начальником Департамента
Начальник Департамента в течение следующего рабочего дня со дня регистрации запроса рассматривает запрос и заносит резолюцию с указанием должностного лица, ответственного за предоставление государственной услуги, и срока его исполнения, передает запрос должностному лицу, ответственному за делопроизводство. Должностное лицо, ответственное за делопроизводство, вносит резолюцию начальника Департамента в соответствующее поле в соответствующей автоматизированной системе и не позднее следующего рабочего дня передает запрос должностному лицу, ответственному за организацию предоставления услуги.
Максимальный срок выполнения: 1 рабочий день
Ответственное должностное лицо: должностное лицо Департамента, ответственное за делопроизводство