d3d2c2c5d0c6c4c5cdce

предоставления архивным отделом Управления делами

Администрации Вытегорского муниципального района

Заголовок1

1. Общие положения

]

1.1. Настоящий Административный регламент по предоставлению архивным отделом Управления делами Администрации Вытегорского муниципального района (далее – Административный регламент) определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) муниципального архива при осуществлении предоставления муниципальной услуги, а также порядок взаимодействия архивного отдела с органами местного самоуправления, государственными учреждениями, юридическими и физическими лицами при осуществлении муниципальной услуги.

1.2. Потребителями (пользователями) муниципальной услуги (далее - пользователи) являются юридические или физические лица, являющиеся источниками комплектования муниципального архива, а также ликвидирующиеся юридические лица, в случае прекращения предпринимательской деятельности.

1.3. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:

- Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»,

- законом Вологодской области от 6 мая 1997 года № 160-ОЗ «Об архивном деле Вологодской области» (с последующими изменениями и дополнениями),

- законом Вологодской области от 28 апреля 006 года № 1443-ОЗ «О наделении органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов отдельными государственными полномочиями в сфере архивного дела ( споследующими изменениями и дополнениями),

- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»,

- Уставом Вытегорского муниципального района.

1.4. Архивный отдел участвует в предоставлении муниципальной услуги:

- осуществляя координацию, методическое обеспечение и контроль деятельности по предоставлению услуги,

- решая вопросы о включении в состав Архивного Фонда Российской Федерации документов юридических и физических лиц, находящихся на территории Вытегорского муниципального района,

- решая вопросы о месте хранения архивных документов, относящихся к муниципальной собственности и находящихся на территории Вытегорского муниципального района.

Заголовок1

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

]

Заголовок2

2.1. Порядок информирования о муниципальной услуге

]

2.1.1. Наименование муниципальной услуги – прием документов на хранение от физических и юридических лиц.

2.1.2. Муниципальная услуга предоставляется архивным отделом Управления делами Администрации Вытегорского муниципального района.

2.1.2.1. Местонахождение архивного отдела Управления делами Администрации Вытегрского муниципального района – Ленина пр., д. 68, г. Вытегра, Вологодская область, телефон (факс) 2-21-16. Адрес электронной почты Администрации Вытегорского муниципального района …

2.1.2.2. Режим работы архивного отдела – ежедневно с 8.00 до 17.00, перерыв с 12.00 до 13.00 (выходные дни – суббота, воскресенье).

2.1.3. Конечный результат предоставления муниципальной услуги – обеспечение сохранности документов Архивного Фонда Российской Федерации, документов по личному составу и архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, в целях удовлетворения потребностей общества и государства в ретроспективной информации.

2.1.4. Консультации по вопросам предоставления муниципальной услуги осуществляются сотрудниками архивного отдела по телефону 2-21-16 или при личном обращении в архивный отдел.

2.1.4.1. При ответах на телефонные звонки граждан и при обращении граждан в архивный отдел по вопросу получения муниципальной услуги сотрудники архивного отдела обязаны:

- подробно, в корректной форме информировать заинтересованное лицо о порядке и условиях предоставления муниципальной услуги,

- объяснить причины возможного отказа в предоставлении муниципальной услуги, стараясь избегать конфликтных ситуаций.

Информация о муниципальной услуге предоставляется:

- непосредственно в помещении архивного отдела при личном консультировании специалистом,

- с использованием средств телефонной связи,

- с использованием информационно-коммуникационных сетей общего пользования,

Заголовок2

2.2. Требования к оформлению документов о предоставлении муниципальной услуги

]

2.2.1. Основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги является утверждение план-графика приема архивных документов (для юридических и физических лиц – источников комплектования архива), регистрация заявления получателя муниципальной услуги (для юридических и физических лиц, не являющихся источниками комплектования архива).

План-график приема документов Архивного Фонда Российской Федерации от юридических и физических лиц составляется архивным отделом один раз в год на основе анализа сроков ведомственного хранения архивных документов, а также условий их хранения.

Юридические и физические лица, включенные в план-график на очередной год, информируются об истечении сроков ведомственного хранения документов Архивного Фонда Российской Федерации и организации процедуры приема-передачи дел на хранение в архив до утверждения плана-графика. Сроки приема документов могут быть скорректированы по заявлению физических и юридических лиц.

План-график утверждается Управляющим делами Администрации Вытегорского муниципального района.

а) юридические и физические лица – источники комплектования муниципального архива представляют в архивный отдел следующие документы:

- утвержденные экспертно-проверочной комиссией Управления по делам архивов Вологодской области описи дел постоянного хранения, отобранных в состав Архивного Фонда Российской Федерации (в 3-х экземплярах) и научно-справочный аппарат к ним,

- историческую справку о юридическом лице или биографическую справку о физическом лице и их архивных фондах (при первом приеме), дополнение к исторической (или биографической) справке со сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре источника комплектования (при последующих приемах),

- страховые копии на особо ценные или уникальные документы,

- справку об отсутствии документов, подлежащих передаче на хранение в архив, в случае если отдельные виды документов не создавались или были утрачены.

б) ликвидирующиеся юридические лица, граждане в случае прекращения предпринимательской деятельности, представляют в архив следующие документы:

- заявление о приеме документов (приложение 1 к настоящему Регламенту),

- документ, подтверждающий факт ликвидации юридического лица или прекращения предпринимательской деятельности (копия),

- описи дел по личному составу в 3-х экземплярах и справочно-поисковые средства к ним,

- историческую справку о юридическом лице (для граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью, о предпринимательской деятельности) и его архивном фонде,

- заявление должно содержать наименование юридического лица (для граждан - фамилии, имени и отчества), почтовый адрес заявителя, указание причин передачи документов на хранение в архив;

- заявление может быть заполнено от руки или машинописным способом, распечатано посредством электронных печатающих устройств;

- заявление может быть оформлено как получателями муниципальной услуги, так и специалистом архива;

- заявление обязательно подписывается лично получателем муниципальной услуги или его законным представителем.

2.2.2.2. Документ, подтверждающий факт ликвидации (прекращения предпринимательской деятельности).

Документом, подтверждающим факт ликвидации юридического лица, может быть копия решения его учредителей (участников) либо органа юридического лица, уполномоченного на то учредительными документами; решения суда, в том числе о признании юридического лица несостоятельным (банкротом); определения арбитражного суда о завершении конкурсного производства.

Документом, подтверждающим факт прекращения предпринимательской деятельности гражданином, может быть копия «Свидетельства о государственной регистрации прекращения физическим лицом деятельности в качестве индивидуального предпринимателя», решения суда о признании его несостоятельным (банкротом) или о прекращении деятельности данного лица в качестве индивидуального предпринимателя в принудительном порядке.

Описи дел оформляются строго по установленной форме.

Описи дел выполняются машинописным способом или распечатываются посредством электронных печатающих устройств с использованием шрифта размером № 13 или № 14.

Описи дел подписываются составителем и утверждаются руководителем организации (физическим лицом – пользователем муниципальной услугой), конкурсным (арбитражным) управляющим, заверяются печатью организации.

Справочно-поисковые средства к описи состоят из титульного листа, содержания (оглавления), списка сокращений, указателей.

На титульном листе описи дел, документов помещаются: полное название архива, название и номер архивного фонда, номер и название описи, крайние даты внесенных в опись архивных документов.

Название архивного фонда юридического лица состоит из его полного названия с указанием организационно-правовой формы и (в скобках) официально принятого сокращенного названия, названия его вышестоящей организации (для государственных и муниципальных организаций), местонахождения (город (поселение), район, область), крайних дат существования.

Название архивного фонда личного происхождения состоит из фамилии и инициалов лица, его псевдонима, титула, ранга, звания.

Номер архивного фонда и номер описи дел присваивается в архиве администрации района.

Историческая справка выполняется машинописным способом или распечатываются посредством электронных печатающих устройств с использованием шрифта размером № 13, № 14.

Сведения по истории юридического лица включают: даты его образования, переименования, реорганизации, ликвидации, ведомственную принадлежность, структуру и функции, названия организации-предшественника и правопреемника.

Сведения о физическом лице – фондообразователе архивного фонда личного происхождения включают его краткие биографические данные (фамилия, имя, отчество, псевдоним, девичья фамилия, даты жизни, профессия, данные о служебной и общественной деятельности). Сведения о физическом лице, занимавшемся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, включают: даты регистрации начала и прекращения деятельности, основные направления деятельности.

Сведения по истории архивного фонда включают дату проведения научно-технической обработки документов, объем и крайние даты архивных документов, степень их сохранности; особенности формирования, описания и систематизации документов; данные о наличии архивных документов других организаций или лиц (фондовые включения); о составе научно-справочного аппарата к архивному фонду.

Историческая справка подписывается составителем и заверяется руководителем юридического лица или физическим лицом – пользователем муниципальной услугой.

2.2.2.5. Справка об отсутствии документов, подлежащих передаче на хранение в архив, в случае если отдельные виды документов не создавались или были утрачены, должна содержать наименование юридического лица (для граждан – фамилии, имени и отчества) и его почтовый адрес, перечень отсутствующих (утраченных) документов с указанием причин их отсутствия.

Справка подписывается составителем и заверяется руководителем юридического лица или физическим лицом – пользователем муниипальной услуги.

2.1.6. Муниципальная услуга не предоставляется в случаях:

- до истечения срока ведомственного хранения документов (для организаций-источников комплектования архива),

- отсутствия у потребителя муниципальной услуги документально подтвержденного факта ликвидации юридического лица или прекращения предпринимательской деятельности физическим лицом,

- отказа упорядочить документы в соответствии с требованиями Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».

Заголовок2

2.3. Условия и сроки предоставления муниципальной услуги

]

2.3.1. Срок предоставления муниципальной услуги устанавливается архивом по согласованию с потребителем муниципальной услуги.

Время ожидания в очереди для представления документов и получения консультации не должно превышать 30 минут.

Максимальное время ожидания при подаче документов для предоставления муниципальной услуги по предварительной записи не должно превышать 15 минут с момента времени, на который была осуществлена запись.

Время приема документов от получателя муниципальной услуги не должно превышать 30 минут.

При необходимости консультации по вопросам проведения экспертизы ценности документов проводятся в организации – получателе муниципальной услуги.

2.3.2. Консультации (справки) по вопросам предоставления муниципальной услуги предоставляются специалистами архивного отдела.

Консультации предоставляются по следующим вопросам:

- о порядке оформления заявления, необходимого для предоставления муниципальной услуги;

- об организации экспертизы ценности документов;

- о составлении описей дел и исторической справки;

- по другим интересующим граждан вопросам о порядке предоставления муниципальной услуги.

Консультации предоставляются при личном обращении, посредством телефона или электронной почты.

Заголовок2

2.4. Другие положения, характеризующие требования к предоставлению муниципальной услуги

]

2.4.1. Предоставление муниципальной услуги государственным и муниципальным организациям, юридическим и физическим лицам осуществляется на безвозмездной основе.

2.4.2. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств юридических и физических лиц, передающих указанные документы.

Заголовок1

III. Административные процедуры

]

Заголовок2

3.1. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги

]

3.1.1. Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- составление плана-графика приема архивных документов от юридических и физических лиц – источников комплектования архива, регистрация заявления получателя муниципальной услуги (для юридических и физических лиц, не являющихся источниками комплектования архива);

- анализ документов, предоставленных получателем муниципальной услуги;

- заключение договора о сотрудничестве в сфере архивного дела между архивом и организацией, находящейся в государственной собственности Российской Федерации, или заключение договора между архивом и негосударственной организацией или физическим лицом;

- направление описей дел, исторических справок, предоставленных получателем государственной услуги, на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии Архивного отдела Приморского края;

- прием документов юридического или физического лица на хранение в архив;

- регистрация заявления получателя муниципальной услуги.

3.1.2. Специалист архивного отдела, ведущий прием получателей муниципальной услуги (далее – специалист, ведущий прием), осуществляет регистрацию заявления в журнале регистрации, осуществляет анализ документов, предоставленных получателем муниципальной услуги

В ходе анализа документов, предоставленных получателем муниципальной услуги, определяется:

- правомочность получения заявителем муниципальной услуги;

- качество составления описей дел, исторической справки (или дополнения к исторической справке);

- объем архивных документов, подлежащих приему в архив;

- возможные сроки приема документов на хранение в архив.

3.1.3. По итогам анализа документов специалист, ведущий прием, в течение 10 дней с момента регистрации представленных документов:

- определяет порядок организации (фондирования) документов юридического или физического лица, присвоения номеров описям дел;

- в случае обнаружения неполноты документов, включенных в опись, неправильного составления описи дел, исторической справки, информирует об этом получателя муниципальной услуги;

- в случае если юридическое или физическое лицо не является источником комплектования архивного отдела, готовит проект договора о сотрудничестве в сфере архивного дела;

- информирует получателя муниципальной услуги о принятом решении.

3.1.4. Прием документов юридического или физического лица на хранение в архив осуществляется в соответствии с утвержденным Планом-графиком или на основании договора между архивом и юридическим или физическим лицом.

3.1.4.1. Специалист, ведущий прием, проводит проверку физического, санитарно-гигиенического, технического состояния архивных документов, страховых копий на особо ценные документы и уникальные документы, описей дел и справочно-поисковых средств к ним.

3.1.4.2. На всех экземплярах описей дел делаются отметки о приеме архивных документов. При отсутствии дел, указанных в описи дел, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих дел и причины их отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и в прилагаемой к акту справке. Утраченные подлинные архивные документы могут быть заменены копиями.

3.1.4.3. Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение (приложение 2 к настоящему Регламенту), который составляется в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается в архиве, второй экземпляр, заверенный подписью начальника организационного отдела, выдается (направляется) получателю муниципальной услуги.

3.1.5. Муниципальная услуга считается предоставленной, если документы потребителя муниципальной услуги приняты на хранение в архив.

Заголовок2

3.2.Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги

]

3.2.1. Обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц, осуществляемых (принятых) в ходе выполнения настоящего административного регламента, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.2.2.Жалоба может быть направлена письменно или высказана устно на личном приеме у главы района.

3.2.3. Письменные и устные обращения (жалобы) юридических и физических лиц принимаются и регистрируются ответственными за это специалистами.

3.2.4. Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:

1) название юридического лица или фамилию, имя, отчество физического лица;

2) почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.

По результатам рассмотрения жалобы принимаются меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дается письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

1) если в письменной жалобе не указаны название юридического лица или фамилия, имя, отчество физического лица – инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

3) если в жалобе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи;

4) если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства.

3.2.6. Обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц, осуществляемых (принятых) в ходе выполнения настоящего административного регламента в судебном порядке, осуществляется в порядке, установленном действующим законодательством

Заголовок2

3.3. Порядок и формы контроля за исполнением муниципальной услуги

]

3.3.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений осуществляется должностным лицом, курирующим работу муниципального архива, путем проведения проверок и исполнения положений настоящего Административного регламента.

3.3.2. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан и организаций, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) уполномоченного работника.

3.3.3. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав граждан и организаций, осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.3.4. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы администрации) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

Информация о нарушении уполномоченным работником настоящего Административного регламента сообщается по телефону: 881746-2-27-17 или направляется по адресу: 162900 Вологодская область, город Вытегра, проспект Ленина, д. 68.

Заголовок1

Приложение 1 к Административному регламенту

]

СДАТЧИК: __________________________________________________________________

ПРИЕМЩИК: ______Архивный отдел Управления делами Администрации Вытегорского муниципального района______________________________________________________ _____________________________________________________________________________

ОСНОВАНИЕ ПЕРЕДАЧИ: распоряжение Управления по делам архивов Вологодской области, архивного отдела

_____________№_____________________дата______________________________________

НАЗВАНИЕ ФОНДА___________________________________________________________

________________________________№ ФОНДА____________________________________

Номера Количество Последние годы Количество Примечание

описей экземпляров материалов единиц хранения

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Всего описей__________________________________________________________________

Всего ед. хранения_____________________________________________________________

Сдал: _______________________________________________________________________

Принял: Начальник архивного отдела____________________________________________

Заголовок1

Приложение 2 к Административному регламенту

]

в лице _______________________________________________________________________

просит принять на государственное хранение в муниципальную собственность документы

по личному составу __________________________________________________________________________________________